Opstartsguide - Kom godt fra start

Før du kan lave selve vagtplanen, skal fundamentet være på plads. Følg denne rækkefølge for at komme godt fra start.

• Trin 1: Opret lønarter (fanen Lønarter)

Opret alle lønarter – grundløn og tillæg (fx aften- og nattillæg). Afstem de eksterne ID'er med lønkontoret/lønsystemet først. Lønarterne skal findes, før vagttypernes segmenter kan sættes op.

• Trin 2: Opret vagttyper (fanen Vagttyper)

Definér vagttyperne (fx Dagvagt, Aftenvagt, Nattevagt) med tidsrum og hver sin tydelige farve. Tilknyt segmenter med de rette lønarter, så tillæg beregnes korrekt fra start.

• Trin 3: Byg grundplanen (fanen Bemanding)

Opret en bemandingsskabelon pr. afdeling og sæt bemandingsbehovet op pr. ugedag – alle de dag-, aften- og nattevagter, der skal dækkes hver uge. Grundplanen er facitlisten, som planlægningen måles op imod.

• Trin 4: Opsæt faste rul (menuen Medarbejder → Fast rul)

Sæt rulleplanen op for hver medarbejder – pr. afdeling, hvis de arbejder flere steder. Tjek at Afvigelse er så tæt på 0 som muligt, så rullet passer med de aftalte timer.

• Trin 5: Registrér kendt fravær (fanen Ferie/Fravær)

Indtast planlagt ferie og kendt fravær, så du ikke tildeler vagter til medarbejdere, der ikke er til rådighed.

• Trin 6: Opret og planlæg en periode (fanen Planlægning)

Opret en ny periode (fx 4 uger) for afdelingen. Klik Importér rotationer for at lægge de faste rul ind, og bemand derefter de resterende vagter i Ikke-tildelte vagter med drag'n'drop.

• Trin 7: Angiv uge under 'Afdelingen'

Inde under 'Organisation' under 'Afdelinger', skal man klikke på den eller de afdelinger, som man laver vagtplan for. Herunder angives der normuger og hvilken uge man er i nu.

• Trin 8: Kontrollér og udgiv

Tjek evt. at 'Ikke-tildelte vagter' står på 0 åbne, og at timerne pr. medarbejder ser rigtige ud i Overblikket. Klik derefter Udgiv. Først da kan medarbejderne se deres vagter. Skal planen ændres, kan den trækkes tilbage med Træk tilbage.